Política de Privacidad

Bai OS, Inc. — Delaware, USA
baios.ai · hey@baios.ai

Lo importante en 30 segundos

• Bai es la memoria de una empresa. Lo que el equipo le cuenta a Bai queda en la memoria de esa empresa, y la empresa decide sobre ella.
• Si eres parte de un equipo, lo que le cuentas a Bai lo pueden ver los dueños de tu empresa. Lo que ves tú depende de cómo la configuró tu empresa.
• Si le escribes a una empresa que usa Bai, Bai te responde en nombre de esa empresa, y tu consulta queda en la memoria de esa empresa.
• Si usas Bai Go, el plan de Bai para una persona, tu memoria es solo tuya: nadie más la ve.
• Nunca usamos los datos para entrenar modelos de IA, ni para publicidad dirigida, ni los vendemos.
• Trabajamos con proveedores listados aquí (sección 7), cuyas condiciones limitan lo que pueden hacer con los datos.
• Tienes derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad y oposición. Escríbenos a hey@baios.ai.

Vigencia. Esta versión rige para quien empieza a usar Bai a partir del 19 de octubre de 2026, y desde el 18 de noviembre de 2026 para quien ya lo usaba.

1. Quiénes somos y qué papel tenemos

Bai OS, Inc. es una sociedad constituida en Delaware (Estados Unidos), con contacto en hey@baios.ai. Operamos el servicio Bai ("Servicio"), la memoria viva de una empresa, que se usa por WhatsApp, por Bai Space (la aplicación oficial de Bai, en app.baios.ai y en sus aplicaciones móviles oficiales) y por Bai MCP.

Tenemos dos papeles distintos según el dato:

• Responsable del tratamiento de los datos de la cuenta, del pago, del sitio web y de las comunicaciones con nosotros, y de la memoria de quien usa Bai Go. Decidimos cómo y para qué se tratan.
• Encargado del tratamiento del contenido de la memoria de cada empresa: lo que comparten su equipo y sus clientes. Ahí la responsable es la empresa que contrató Bai ("Cliente"), y nosotros tratamos esos datos por su cuenta y según sus instrucciones, para prestarle el Servicio.

Estas figuras corresponden a las de responsable y encargado (GDPR, Ley 1581 de Colombia, LFPDPPP de México), controlador y operador (LGPD de Brasil) y business y service provider (CCPA/CPRA), o su equivalente en cada jurisdicción.

2. A quién aplica esta Política

• Quien contrata Bai para su empresa y los dueños de esa cuenta.
• Quien usa Bai Go, el plan de Bai para una persona. Lo que esta Política dice de la memoria de una empresa aplica a su memoria, que es solo suya; lo que es propio de un equipo o de los clientes de una empresa no aplica.
• Las personas del equipo de una empresa que usa Bai.
• Los clientes de una empresa que le escriben al número de WhatsApp de esa empresa cuando la empresa encendió la atención con Bai.
• Los visitantes de baios.ai y sus subdominios, y quien nos escribe por los canales de contacto.

No aplica a sitios, aplicaciones o servicios de terceros enlazados desde Bai, que se rigen por sus propias políticas.

3. Qué datos tratamos

3.1 De quien contrata y de los dueños

• Nombre, correo electrónico, número de WhatsApp, idioma, zona horaria, nombre de la empresa y su número de WhatsApp Business.
• Datos de facturación, procesados por Stripe (sección 7). No recibimos ni almacenamos datos completos de tarjetas.
• El origen de la visita que llevó a crear la cuenta, cuando llega desde un anuncio (sección 11).

3.2 De las personas del equipo

• Nombre, número de WhatsApp y papel en el equipo.
• Lo que cada persona comparte con Bai: mensajes, audios y sus transcripciones, imágenes, archivos, enlaces, contactos, fechas y pendientes. Esto forma la memoria de la empresa (sección 5).
• Lo que Bai deriva de ese contenido: notas, etiquetas, pendientes, recordatorios, resúmenes y representaciones técnicas para buscar (embeddings).
• La información de las integraciones que cada persona autorice (por ejemplo, Gmail, Google Calendar o Google Drive), limitada a lo necesario para la función pedida.

3.3 De los clientes de una empresa

• El número de WhatsApp (o el identificador que Meta entregue) y el nombre del perfil de WhatsApp.
• Los mensajes que le envían a la empresa, y las consultas que Bai le traslada al equipo con su respuesta.

3.4 Datos técnicos y del sitio

• Dirección IP, dispositivo, navegador, registros de acceso y de seguridad, usados para operar el Servicio, prevenir fraude y cumplir obligaciones legales.
• Cookies y tecnologías similares en baios.ai, según tu consentimiento (sección 11).

4. Para qué usamos los datos

Lo que NO hacemos, sin importar la finalidad:

• No usamos los datos para entrenar modelos de IA, propios ni de terceros.
• No los vendemos ni los compartimos para publicidad entre contextos.
• No usamos la memoria de una empresa para publicidad ni para perfilar a nadie comercialmente.
• No usamos la memoria de una empresa para servir a otra.

5. La memoria de la empresa

5.1 Dónde vive

La memoria se almacena en infraestructura controlada por Bai OS, Inc. en Google Cloud Platform, región us-central (Estados Unidos). Si resides fuera de Estados Unidos, esto implica una transferencia internacional (sección 8).

5.2 Quién la puede ver

• Los dueños de la empresa ven la memoria de la empresa entera, incluidas las conversaciones de Bai con los clientes de la empresa.
• Cada persona del equipo ve lo que su empresa le permite según su configuración: lo suyo y lo compartido con el equipo, o la memoria común del equipo. Lo que un dueño reserva para los dueños no lo ve el resto del equipo.
• Los clientes de la empresa solo reciben lo que la empresa publicó para ellos. Nunca ven la memoria interna.
• Herramientas conectadas por Bai MCP (por ejemplo, Claude), en solo lectura, cuando una persona del equipo las conecta con su cuenta: leen lo que esa persona puede ver.
• El equipo técnico de Bai OS, Inc., solo cuando es estrictamente necesario para resolver incidencias, prevenir abuso o cumplir obligaciones legales, con controles de acceso y deber de confidencialidad.
• Los Proveedores de IA, cuando procesan un mensaje para responderlo (sección 7).

Ninguna otra empresa puede ver la memoria de una empresa.

5.3 De quién es

La memoria es de la empresa. Si una persona deja el equipo, pierde el acceso y lo que aportó se queda en la memoria de la empresa, con su nombre y su fecha. Sus derechos sobre esos datos los atiende la empresa como responsable (sección 10.2).

5.4 Continuidad ante cambios técnicos

La memoria es independiente del Proveedor de IA que usemos en cada momento: si cambiamos de proveedor, el contenido se mantiene íntegro; puede variar el estilo de las respuestas.

6. Datos sensibles

Son datos sensibles los que la normativa aplicable defina como tales, incluidos los de salud, vida u orientación sexual, origen racial o étnico, convicciones religiosas o filosóficas, opiniones políticas, afiliación sindical, datos biométricos y genéticos, e información financiera o crediticia. Es posible que el equipo o los clientes de una empresa los compartan con Bai. Se tratan exclusivamente para prestar el Servicio a esa empresa: guardarlos, organizarlos y devolverlos a quien puede verlos.

Bai OS, Inc. no utiliza datos sensibles para:

• Entrenar modelos de IA, propios o de terceros.
• Análisis comercial, segmentación o perfiles publicitarios.
• Publicidad dirigida o recomendaciones comerciales.
• Cederlos a terceros distintos de los proveedores técnicos necesarios (sección 7).

Circular Externa 002 de 2024 (SIC, Colombia): el tratamiento se rige por los principios de idoneidad, necesidad, razonabilidad y proporcionalidad.

7. Con quién compartimos datos (subprocesadores)

Para operar Bai dependemos de proveedores técnicos ("Subprocesadores"). Cada uno trata los datos solo para la función contratada, bajo condiciones que no le permiten usarlos para entrenar sus modelos ni para otros fines.

7.1 Lista de subprocesadores actuales

Cuando una persona del equipo conecta una herramienta por Bai MCP, esa herramienta (por ejemplo, Claude en claude.ai) se rige por los términos de su proveedor con esa persona.

7.2 Cambios en la lista

Los cambios materiales en esta lista se notificarán con al menos treinta (30) días de antelación. Puedes solicitar la versión más reciente escribiendo a hey@baios.ai.

7.3 Otros destinatarios

• Asesores profesionales (abogados, auditores, contadores) bajo deber de confidencialidad.
• Autoridades competentes cuando la ley lo exija. Salvo prohibición legal, avisaremos al Cliente.
• En una operación corporativa (fusión, adquisición): aplica la sección 11.6 de los Términos de Servicio.

8. Transferencias internacionales

Bai OS, Inc. es una empresa de Delaware y su infraestructura principal está en Estados Unidos, así que la mayoría de los datos se tratan allí. Si resides en otro país (incluidos los de la Unión Europea, el Reino Unido, Colombia, México, Brasil, Argentina o Chile), esto constituye una transferencia internacional, que se realiza con estas salvaguardas:

• Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea (Decisión 2021/914) cuando aplique.
• Las condiciones de tratamiento de datos de cada Subprocesador.
• Los requisitos de transferencia de cada normativa aplicable (Ley 1581 y Decreto 1377 de Colombia, LFPDPPP de México, LGPD de Brasil, Ley 25.326 de Argentina, entre otras).

Puedes solicitar información detallada sobre estas salvaguardas en hey@baios.ai.

9. Cuánto tiempo conservamos los datos

El Cliente puede solicitar en cualquier momento la eliminación definitiva de la memoria de su empresa, o de contenido concreto, escribiendo a hey@baios.ai. La retención de datos de facturación prevalece sobre el derecho de supresión cuando lo exige la ley (artículo 17(3)(b) del GDPR y equivalentes).

10. Tus derechos

10.1 Los derechos que reconocemos

• Acceso: saber qué datos tuyos se tratan, cómo y con quién.
• Rectificación: corregir datos inexactos.
• Supresión: pedir la eliminación de tus datos cuando proceda.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado cuando la ley lo reconozca.
• Oposición y limitación del tratamiento, incluido el marketing directo.
• Revocación del consentimiento en cualquier momento.
• No ser objeto de decisiones automatizadas con efectos jurídicos significativos: Bai no toma decisiones de ese tipo.
• Reclamar ante la autoridad de control de tu país (sección 15).

10.2 A quién se los pides

• Si contrataste Bai, usas Bai Go o eres dueño de una cuenta: a nosotros, en hey@baios.ai.
• Si eres parte del equipo de una empresa o le escribiste a una empresa que usa Bai: la responsable de esos datos es esa empresa, y es a ella a quien le corresponde atender tu solicitud. Si nos escribes, se la trasladamos y la apoyamos para responderla.

Indica tu solicitud y tu país de residencia. Verificaremos tu identidad para evitar suplantaciones. Respondemos en los plazos de tu normativa: un mes en el GDPR (prorrogable a tres), 10 días hábiles para consultas y 15 para reclamos en Colombia, 20 días hábiles en México, 15 días en Brasil, y 45 días en California (prorrogables a 90). Ejercer tus derechos es gratuito, salvo solicitudes manifiestamente infundadas o excesivas.

11. Cookies y medición de anuncios

Cuando llegas desde un anuncio de Google y creas la cuenta de tu empresa, guardamos el identificador de ese clic y le informamos a Google Ads que se creó una cuenta, para medir la campaña. No le enviamos el contenido de la memoria.

Al visitar baios.ai verás un banner para aceptar, rechazar o configurar las cookies no necesarias, y puedes cambiar tu elección desde «Configurar cookies» en el pie de página. También puedes bloquearlas desde tu navegador, usar Global Privacy Control (GPC), que respetamos cuando es identificable, o desactivar Google Analytics y la publicidad de Meta.

12. Seguridad

• Cifrado en tránsito (TLS 1.2+) y en reposo en Google Cloud Platform.
• Acceso interno mínimo: solo el personal estrictamente necesario accede a producción, con autenticación reforzada y registro de accesos.
• Aislamiento entre empresas: la memoria de una empresa nunca es accesible desde otra, y dentro de cada empresa rige quién ve qué (sección 5.2).
• Respuesta a incidentes: notificación a la autoridad de control en menos de 72 horas desde que conocemos una brecha que afecte datos personales, y aviso al Cliente afectado sin demora indebida.

Ninguna medida es infalible. Si detectas o sospechas un incidente, escríbenos de inmediato a hey@baios.ai.

13. Menores

El Servicio no está dirigido a menores de 18 años y no recopilamos conscientemente sus datos. Si sabemos que un menor usa el Servicio, retiraremos su acceso y, con la empresa responsable, la eliminación de sus datos. Si eres padre, madre o tutor, escribe a hey@baios.ai.

14. Comunicaciones que enviamos

• Operativas (alta, avisos de la cuenta y del pago, seguridad, cambios de estos documentos): son parte del Servicio mientras la cuenta esté activa.
• De producto y promocionales, a quien contrata: en virtud de interés legítimo, con baja en cualquier momento desde el enlace de cada correo o escribiendo a hey@baios.ai. Darse de baja no afecta las operativas.

Los mensajes que Bai envía a los clientes de una empresa son comunicaciones de esa empresa.

15. Autoridades de control

Te animamos a escribirnos primero a hey@baios.ai. Si no quedas satisfecho, puedes reclamar ante la autoridad de tu país:

• Colombia: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — sic.gov.co
• México: la autoridad de protección de datos personales competente — inai.org.mx
• Brasil: Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) — gov.br/anpd
• Argentina: Agencia de Acceso a la Información Pública (AAIP) — argentina.gob.ar/aaip
• Chile: Consejo para la Transparencia, o la autoridad que establezca la Ley 21.719 cuando aplique — consejotransparencia.cl
• España: Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) — aepd.es
• Otros países UE/EEE: su autoridad nacional — edpb.europa.eu
• Reino Unido: Information Commissioner's Office (ICO) — ico.org.uk
• California: California Privacy Protection Agency (CPPA) — cppa.ca.gov

16. Cambios en esta Política

Los cambios no materiales rigen desde su publicación en baios.ai/es/politica-de-privacidad. Los materiales (nuevas finalidades, nuevos subprocesadores, cambios en tus derechos) se notifican con al menos 30 días de antelación por correo, WhatsApp o Bai Space; si no estás de acuerdo, puedes cancelar antes de su entrada en vigor. Las versiones anteriores están disponibles a solicitud.

17. Contacto

• Privacidad y soporte: hey@baios.ai
• Empresa: Bai OS, Inc., Delaware, Estados Unidos
• Sitio web: baios.ai